Какие преимущества обеспечивает предприятию разработка электронного документооборота и его интеграция с b2b-платформой

Разработка системы электронного документооборота для предприятия — необходимое решение для крупных организаций, где многие действия сопровождаются внутренними документами, а бумаги неделями курсируют из отдела в отдел. В такой ситуации внедрение собственной СЭД — системы электронного документооборота — поможет ускорить все процессы и повысить эффективность труда в компании. Подробнее о возможностях СЭД, интегрированной с платформой для b2b eCommerce и закупок, рассказала компания AGORA.

Разработка системы электронного документооборота: преимущества

Разработка электронного документооборота решает несколько задач на крупном предприятии:

• Автоматизация внутренних процедур согласования договоров и последующей обработки всех документов;
• Систематизация документов одновременно с совершенствованием их хранения.

Благодаря быстрому согласованию и надежному хранению СЭД на предприятии в несколько ускоряет взаимодействие менеджеров различных отделов, повышая продуктивность всей компании.

Кроме того, СЭД обеспечивает контроль доступа к документам в соответствии с компетенциями специалистов, моментально отправляет их на подпись ответственному лицу с уведомлением о необходимости визирования, позволяет использовать электронно-цифровую подпись. Сами документы надежно шифруются, что повышает уровень безопасности в компании, предотвращая возможность нарушения коммерческой тайны.

СЭД для внутреннего пользования не стоит путать с ЭДО — электронным документооборотом для работы с партнерами и клиентами. Электронный документооборот для внешних задач — это решение для обмена договорами, актами выполненных работ, счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными с другими компаниями. ЭДО, так же как и СЭД, позволяет контролировать доступ к данным и визировать документы с помощью ЭЦП.

Этапы разработки электронного документооборота

Задача разработки собственной СЭД стоит лишь перед компаниями, которым по какой-либо причине не подходит готовая система от сторонних провайдеров — такие решения как DocVision или 1С: Документооборот. Для создания и внедрения собственной СЭД нужны опытные разработчики, которые специализируются на таких решениях.

Что касается этапов создания СЭД, здесь нужно определить цели и задачи проекта с ключевыми менеджерами компании, подготовить техзадание, обсудить его с командой разработчиков. Далее протестировать бета-версию, доработать и переходить к внедрению.

Подробнее о разработке и возможностях решений, интегрированных с системой ЭДО, можно узнать на сайте компании Агора.