Нормативы присвоения инвентарных номеров основным средствам

В законодательстве Российской Федерации существуют два акта, где упоминается процесс регистрации и учета имущества. Официальная инструкция ?174 не содержит каких-либо конкретных сведений о том, как производить формирование и присвоение инвентарного номера основным средствам в госучреждениях. Пожалуй, единственным нормативным актом, который дает прямые указания о правилах регистрации инвентарных номеров, служит инструкция ?157н. Именно здесь прописано, что каждому объекту, принадлежащему к недвижимому имущественному фонду предприятия или организации, должен присвоен уникальный индивидуальный номер. Исключение составляют те предметы, чья стоимость составляет менее 3 тысяч рублей.

Требования, которым должна соответствовать нумерация

Существует два важнейших требования, которые предъявляются к инвентарному номеру:

1. Уникальность. Это означает, что номер должен соответствовать только одному объекту на всем протяжении его эксплуатации. Более того, даже после списания этого предмета, недопустимо повторно использовать его индивидуальную последовательность цифр. В противном случае может возникнуть путаница в документации и сведении учетных ведомостей.
2. Номер должен быть порядковым. Но важно то, что нет никаких принципиальных требований к количеству разрядов и их содержанию. Каждое предприятие или организация решают самостоятельно вопрос о том, как именно стоит формировать эти разряды. Существуют специальные программы, в том числе в линейке продуктов 1С, которые сами генерируют порядковые номера для более удобной инвентаризации.

Как проходит процесс присвоения инвентарного номера?

Сам процесс присвоения определенной последовательности цифр имущественным объектам должен происходить в присутствии хотя бы одного представителя комитета по принятию на баланс и списанию активов организации. И все данные необходимо зафиксировать в протоколе. Производить же прикрепление инвентарного номера должен сотрудник, который является материально ответственным лицом в этом учреждении. Вероятно, со стороны это может показаться излишним канцеляризмом, но не стоит забывать о том, что любая ошибка чревата дисциплинарными взысканиями для работника и материальными потерями для учреждения.

Не менее важно, чтобы сам номер был надежно прикреплен к объекту ли написан на нем краской, которая не подвергается стиранию. В противном случае это может быть расценено проверяющими надзорными органами как нарушения норм учета имущества. В качестве неприятного последствия такого замечания может быть наложение штрафных санкций. Все объекты и их номера должны найти отражение в соответствующих документах. Примечательно, что срок хранения бухгалтерских документов такого рода должен быть не менее 5-ти лет. Собственно, описанный выше механизм полностью исчерпывает процесс присвоения инвентарных номеров на предприятии или в учреждении.